En este caso de éxito conocerás:

- Los problemas en la gestión de mantenimientos en una empresa de rápido crecimiento.

- Cómo organizar los aspectos administrativos y controlar gastos de mantenimientos.

- Qué soluciones de RedGPS hicieron posible este caso de éxito.

¿Cuál era el problema?

Cuando Movilrent empezó a tener más clientes también comenzaron a tener problemas de organización, dado que al ser los responsables de coordinar con sus clientes los mantenimientos preventivos de sus vehículos para hacerles llegar los nuevos certificados que la aseguradora les exige,  improvisaron métodos de control y registro que en un inicio funcionaron, pero con la creciente la demanda de servicios de sus clientes nuevos y actuales, se volvieron totalmente ineficientes.

Luego de analizar las operaciones se encontró que el uso de bitácoras de papel durante las revisiones de las unidades antes de comenzar una jornada generó una acumulación de cajas de archivo; y al tratar de controlar los mantenimientos de la flota burocratizaron el proceso con órdenes impresas. Lo mismo ocurrió con la compra de refacciones, el registro de los talleres (organizado en una agenda que terminó siendo abandonada), además de libros contables con los gastos de cada refacción y, en el mejor de los casos, hojas de Excel con los costos de cada mantenimiento, algunas refacciones y otra información que quedó sin actualizarse. Además de que estos archivos estaban alojados en local, es decir, en el disco duro de una computadora, por lo que necesitaban enviarlo por correo cuando alguien más quería consultarlo. 

Con el paso de las semanas y el continuo crecimiento de la empresa, la situación se volvió insostenible. Llegaron a necesitar más personal para gestionar todos los mantenimientos, por lo que debían hacer contrataciones o dedicar personal de otras áreas para poder sacar adelante las tareas administrativas y de organización. Y no hace falta decir que todo el archivo acumulado no tuvo utilidad porque luego de algunas semanas fue difícil mantener todo el papeleo organizado. 

Movilrent necesitaba una solución que les permitiera tener un control preciso de los mantenimientos de sus unidades, poner en orden los aspectos administrativos y controlar sus presupuestos sin tener que dedicar más personas a las tareas. Geotec GPS solucionó sus necesidades implementando OnTool de RedGPS.

¿Cuál fue la solución?

El primer paso fue cambiar la manera como gestionaban los mantenimientos, pasando de utilizar solicitudes llenadas a mano, a Órdenes de servicio generadas desde la plataforma; de esta manera se estandarizó el proceso de solicitud y los conceptos y costos quedan registrados y graficados por vehículo y por tipo de servicio. Antes no había orden o criterios para registrar los gastos, y saber cuánto se había gastado en cada vehículo era un trabajo manual. 

También se hizo el inventario de las refacciones y los totales se ingresaron al módulo de Inventarios, ahora cuando se genera una orden de servicio, las piezas que se utilizan se restan del inventario existente, detallando el costo de cada una, el proveedor que las surte y el almacén donde están ubicadas; además desde el mismo módulo también se pueden hacer requisiciones de piezas.

Después se registraron en la plataforma los mantenimientos preventivos que ya estaban programados y se cargaron los mantenimientos correctivos que debían hacerse en ése momento; en este punto la automatización tiene un papel muy importante pues ahora OnTool se encarga de alertar qué unidad necesita mantenimiento de acuerdo al kilometraje (incorporando por única vez los odómetros de software de los vehículos), las horas de motor, la fecha o las configuraciones que se hayan definido.

El control de gastos fue uno de los aspectos que más dejó satisfecho a Movilrent; en el dashboard los supervisores pueden consultar el gasto total en mantenimientos y detallarlo por tipo de servicio y por vehículo, identificando qué unidades visitaban el taller con más frecuencia y entonces investigar si se debía a una cuestión mecánica o a los hábitos de manejo del conductor. OnTool les permitió registrar y administrar con todo detalle cada aspecto de su presupuesto y llevar un control real de los gastos.

También se eliminó el uso de papel para las inspecciones que los conductores hacen de sus unidades, ahora los supervisores crean en OnTool los formatos de revisión a través de un formulario que los conductores responden, firman y envían desde su AppTracker, adjuntando archivos multimedia. Eliminar las bitácoras de papel hizo que ya no fuera necesario el tedioso procedimiento burocrático, con la pérdida de tiempo que implicaba llevar cada reporte a las oficinas y esperar a que les fuera recibido. 

Movilrent también pudo organizar la documentación de su flota; utilizando OnDocs realizaron el registro de los seguros de cada vehículo, la fecha de vencimiento de los extintores obligatorios de cada unidad, los documentos importantes de cada conductor e incluso llevar un control de las multas o infracciones.